Le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle d’une association n’est pas obligatoirement transmis à la préfecture.

Au préalable, il est utile de rappeler que l’établissement d’un procès-verbal pour les réunions du conseil d’administration ou de l’assemblée générale n’est pas légalement obligatoire dans les associations.❌

Ce sont les statuts et/ou le règlement intérieur qui le prévoient dans la grande majorité des cas.✅

Il en est de même pour le report ou non de ces procès-verbaux dans un registre (« registre des décisions », à ne pas confondre avec le « registre spécial »).

💥Ensuite, lors de l’assemblée générale annuelle d’une association, peuvent être notamment votées :
– L’approbation des comptes annuels ;
– L’approbation des rapports d’activité, financier, etc. ;
– L’approbation du budget ;
– L’élection des membres du conseil d’administration ou du bureau.

🔴Procès-verbaux d’assemblée générale d’une association à transmettre

Seuls doivent être déposés en Préfecture, dans un délai de 3 mois, les procès-verbaux d’assemblée générale d’une association :
– Avec des décisions à caractère extraordinaire qui portent sur des modifications statutaires (par exemple le siège social) ;
– Et ceux avec des décisions à caractère ordinaire qui portent sur la nomination des dirigeants.

Ce sont en réalité ceux qui sont à joindre aux « déclarations modificatives ».📝

L’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 stipule en effet : Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts. »

👉👉👉Dès lors, si l’assemblée générale annuelle ne s’est prononcée que sur les comptes annuels, les rapports d’activité et financier, et le budget de l’exercice suivant, le procès-verbal correspondant n’a pas à être transmis à la Préfecture.🔥

Par ailleurs, la nomination (ou le renouvellement) des commissaires aux comptes ne faisant l’objet d’aucune mesure de publicité particulière pour les associations, il n’y a pas lieu de déposer à la Préfecture le procès-verbal constatant celle-ci (ou celui-ci).

🔴Comptes annuels à transmettre ou à publier ?

D’une part, les associations reconnues d’utilité publique (ARUP) doivent transmettre au préfet du département où l’association a son siège :
« 1° Les comptes annuels et, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice ; »

Cette transmission (gratuite) est effectuée via le site demarche.numerique.gouv.fr

D’autre part, certaines associations (celles recevant annuellement plus de 153 K€ de subventions ou de dons par exemple) ont l’obligation de procéder à la publicité de leurs comptes annuels (et du rapport du commissaire aux comptes), dans le mois de leur approbation.

Cette seconde formalité (gratuite) est effectuée sur le site internet de la DILA (journal-officiel.gouv.fr/pages/associations-comptes/)…

…et le procès-verbal de l’assemblée générale les ayant approuvés n’est pas à y déposer !! 😊