La loi du 1er juillet 1901 ne fixe pas de règles détaillées concernant les modalités de signature des procès-verbaux d’assemblées générales.

Scène classique… : l’AG se termine, tout le monde veut en finir, quelqu’un tend un stylo. On signe. Le procès-verbal est bouclé. Ouf, on va boire (enfin) un coup !!

Mais attention à la gueule de bois en cas de litige sur le contenu du PV et la validité de la signature.

En pratique, ce sont les statuts de l’association, voire son règlement intérieur, qui déterminent les personnes habilitées à constater et à authentifier les décisions prises.

Règles et bonnes pratiques

Le procès-verbal n’est pas un simple compte rendu administratif. Il constitue un élément de preuve des délibérations intervenues et des décisions adoptées par les membres : approbation des comptes annuels, désignation de la gouvernance, vote du budget, etc.

À ce titre, son établissement et sa signature participent à la sécurité juridique de la gouvernance associative.

✅Dans la plupart des associations, le procès-verbal est signé par le président de séance et, le cas échéant, par le secrétaire de séance, désignés en début de réunion.

Certaines organisations prévoient également la signature d’autres membres du bureau ou des organes de direction.

Cette exigence revêt une importance particulière dans les associations reconnues d’utilité publique par exemple, ou plus largement dans les structures soumises à des obligations statutaires renforcées et à des contrôles administratifs spécifiques.

Une irrégularité formelle peut avoir des conséquences allant au-delà du simple litige interne : remise en cause d’une décision vis-à-vis de tiers, fragilisation d’une demande de subvention ou du programme d’actions, voire engagement de la responsabilité des dirigeants.

👉Faire signer le procès-verbal par une personne non habilitée au regard des statuts peut fragiliser la valeur probante du document et alimenter des contestations en cas de litige.

Avant de signer un procès-verbal d’assemblée générale, un réflexe s’impose : vérifier les dispositions statutaires applicables.

Approbation à la prochaine réunion

Par ailleurs, dans certaines entités, les statuts prévoient que le procès-verbal ne peut être signé que suite à son adoption par la réunion suivante.

Cette disposition, certes sécurisante pour le ou les signataires, n’est pas des plus pratiques quand il s’agit d’une assemblée générale qui ne se réunit qu’une fois par an. Le PV n’étant validé que 12 mois après la réunion !

👉En matière de gouvernance associative, mieux vaut trinquer après avoir bien lu et signé le PV qu’avant… sinon ce sera devant le juge.