Le rapport d’activité est, avec les comptes annuels, le document central que la préfecture examine chaque année pour s’assurer que le fonds de dotation poursuit effectivement sa mission d’intérêt général. Sa rédaction mérite donc un soin particulier.

Le cadre légal de la transmission

Conformément aux V bis et VI de l’article 140 de la loi du 4 août 2008 et à l’article 8 bis du décret n° 2009-158 du 11 février 2009, le fonds de dotation doit transmettre, par voie de téléservice, dans un délai de six mois à compter de la clôture de l’exercice :

le rapport d’activité, accompagné de l’extrait de délibération du conseil d’administration l’ayant approuvé ;
les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) ;
le rapport du commissaire aux comptes, lorsque le fonds est tenu d’en désigner un.

Les quatre mentions obligatoires du rapport d’activité

L’article 8 du décret du 11 février 2009 fixe précisément le contenu attendu du rapport d’activité :

Un compte rendu de l’activité du fonds de dotation, portant tant sur son fonctionnement interne que sur ses rapports avec les tiers ;
Une description détaillée des actions d’intérêt général financées par le fonds, ainsi que leurs montants respectifs ;
L’identification complète des personnes morales bénéficiaires des redistributions opérées par le fonds (pour les fonds redistributeurs) : dénomination, adresse du siège social, adresse électronique, coordonnées téléphoniques, nature de l’organisme, et montants des redistributions effectivement versées ;
La liste des libéralités reçues, avec leurs montants et l’identité des personnes les ayant consenties.

Un rapport qui doit permettre un contrôle effectif

Il appartient au fonds de dotation de veiller à ce que ces mentions obligatoires soient suffisamment détaillées pour permettre un contrôle effectif de l’autorité administrative sur la réalité des activités d’intérêt général menées. Le rapport doit expliquer, de manière suffisamment circonstanciée, en quoi consiste l’activité concrète du fonds — une simple liste générique d’intentions ne suffit pas.

Pourquoi un rapport bien rédigé protège le fonds

Au-delà de l’obligation déclarative, un rapport d’activité précis et étayé constitue la meilleure protection du fonds face à un éventuel contrôle approfondi de la préfecture. Il démontre la réalité de l’activité d’intérêt général, l’absence de dérive vers un cercle restreint de bénéficiaires, et la cohérence entre l’objet statutaire et les actions effectivement menées.

À l’inverse, un rapport trop sommaire ou peu circonstancié peut, en cas de doute de l’administration, déclencher l’exercice du pouvoir d’investigation du préfet, qui peut alors solliciter des précisions complémentaires ou des documents additionnels (voir notre article sur le contrôle préfectoral).

L’extrait de délibération : une pièce à ne pas oublier

Le rapport d’activité doit impérativement être accompagné de l’extrait de délibération du conseil d’administration l’ayant approuvé. Cette pièce atteste que le rapport a bien fait l’objet d’une validation par l’organe collégial compétent, et non d’une simple rédaction unilatérale par le président ou la direction opérationnelle du fonds.

Sources : V bis et VI de l’article 140 de la loi n° 2008-776 du 4 août 2008 ; article 8 du décret n° 2009-158 du 11 février 2009.